James Automatisierung

James Automation ist ein spezialisiertes Außendienstunternehmen mit mehreren Standorten. Als KCL erstmals mit dem Unternehmen zusammenarbeitete, nutzte es ein Flickwerk veralteter Systeme, die über viele Jahre organisch gewachsen waren. Verschiedene Unternehmensbereiche verwendeten unterschiedliche, nicht miteinander kompatibele Tools, Daten wurden manuell auf verschiedenen Plattformen erfasst, und dem Management fehlte der Gesamtüberblick über die operative Leistung.

Das Unternehmen wuchs, doch die Technologie hielt nicht Schritt. Was für einen kleineren Betrieb funktioniert hatte, bremste das Wachstum nun aktiv aus.

Außendiensttechnikunternehmen arbeiten in anspruchsvollen Umgebungen. Techniker sind vor Ort, Zeitpläne ändern sich ständig, Ersatzteile müssen nachverfolgt werden und Kunden benötigen präzise Informationen. Wenn die Systeme, die diesen Betrieb unterstützen, nicht funktionieren, lastet der Mehraufwand auf den Schultern der Mitarbeiter: Jemand muss die Daten manuell übertragen, die Differenzen abgleichen und die Lücken füllen.

Die geschätzten Kosten für die manuelle Dateneingabe und Systemumgehungen beliefen sich im gesamten Unternehmen auf etwa 15 Stunden Management- und Verwaltungszeit pro Woche. Über ein Jahr betrachtet, stellte dies einen erheblichen und oft übersehenen Mehraufwand dar, der zudem Fehler in die Unternehmensdaten einführte.

Aidan begann mit einem umfassenden System-Audit, bei dem er alle im Unternehmen genutzten Plattformen erfasste, die Datenflüsse zwischen ihnen analysierte und die Schwachstellen identifizierte. Dazu arbeitete er eng mit den operativen Teams zusammen, um zu verstehen, wie der Geschäftsalltag tatsächlich ablief, anstatt sich nur auf die theoretischen Vorgaben zu verlassen.

Das Audit lieferte ein klares Bild der Probleme und einen priorisierten Fahrplan zu deren Behebung. Anstatt einen umfassenden Systemaustausch zu empfehlen, schlug Aidan ein stufenweises Vorgehen vor, das schrittweise Verbesserungen ermöglichte. So konnte das Unternehmen in jedem Schritt greifbare Ergebnisse erzielen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Über drei Jahre hinweg entwickelte, baute und implementierte KCL eine integrierte operative Plattform für Auftragsmanagement, Außendienstplanung, Teile- und Bestandsverfolgung, Kundendaten und Management-Reporting. Jede Komponente wurde so konzipiert, dass sie mit den anderen vernetzt ist. Dadurch entfiel die manuelle Dateneingabe, die zuvor viel Zeit gekostet und Fehler verursacht hatte.

Aidan leitete das Projekt von Anfang bis Ende, arbeitete in jeder Phase eng mit dem Managementteam zusammen und schulte die operativen Mitarbeiter in jedem neuen System, bevor dieses in Betrieb genommen wurde.

Nach drei Jahren nutzte James Automation eine einzige integrierte Plattform, die dem Management-Team erstmals Echtzeit-Einblicke in den gesamten Betrieb ermöglichte. Die manuelle Dateneingabe entfiel. Die Einsatzplanung der Techniker wurde automatisiert. Kundendaten und Auftragshistorie waren zentral und vollständig abrufbar.

Die zuvor für die Verwaltung unverbundener Systeme aufgewendeten 15 Stunden pro Woche konnten nun dem Kerngeschäft zugutekommen. Hochgerechnet auf ein Jahr entspricht dies einer Zeitersparnis von rund 780 Stunden, die sinnvoller genutzt werden konnten.