Mittelmeer-Marinedienste

Mediterranean Marine Services ist ein auf Mallorca ansässiges Unternehmen, das Superyachten im westlichen Mittelmeer technischen und operativen Support bietet. Das Unternehmen, das einen dynamischen Betrieb mit Schiffen, Marinas und Büros führt, war schnell gewachsen, doch die IT konnte mit diesem Wachstum nicht Schritt halten.

Kritische Daten wurden lokal auf veralteter Hardware ohne zuverlässige Datensicherung gespeichert. Das Team arbeitete mit einer Mischung aus privaten und dienstlichen Geräten ohne einheitliche Plattform. Als bei einem Schiffstransfer ein wichtiger Laptop über Bord ging und dabei Daten von mehreren Monaten ohne Datensicherung mit sich riss, beschloss der Geschäftsführer, dass sich die Situation ändern musste.

Unternehmen der Schifffahrtsbranche haben spezifische IT-Anforderungen. Die Mitarbeiter pendeln häufig zwischen Büros, Schiffen und Marinas. Die Internetverbindung ist unbeständig. Das Unternehmen benötigte ein System, das unabhängig vom Standort zuverlässig funktioniert, die Daten angemessen schützt und so benutzerfreundlich ist, dass es auch von einem praxisorientierten, nicht-technisch versierten Team problemlos genutzt werden kann.

Der Datenverlust durch den Laptop-Vorfall entsprach schätzungsweise drei Wochen Arbeit für die teilweise Wiederherstellung. Dem Geschäftsführer war klar, dass ein schwerwiegenderer Datenverlust nur eine Frage der Zeit war.

Aidan führte ein erstes IT-Audit durch, das die bestehende Hardware, Software, Datenspeicherung und Arbeitsprozesse im gesamten Unternehmen umfasste. Das Audit bestätigte die Instabilität der Infrastruktur und unterstrich die Notwendigkeit einer Migration auf eine Cloud-basierte Plattform.

KCL schlug die Migration zu Microsoft 365 vor und implementierte sie. Dadurch wurde eine Cloud-basierte Plattform für alle Dokumente, die Kommunikation und die Zusammenarbeit geschaffen, die zuverlässig von jedem Gerät und Standort aus funktioniert. Alle bestehenden Daten wurden in einen ordnungsgemäß strukturierten Cloud-Speicher mit automatisierten Backups und klaren Zugriffskontrollen migriert.

Ein einfaches Auftrags- und Kundenmanagementsystem wurde entwickelt, um die Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufe zu ersetzen, die das Team bisher zur Verwaltung von Schiffsfahrplänen, Lieferantenverträgen und Crew-Dokumenten verwendet hatte. Das System wurde an die tatsächlichen Arbeitsabläufe des Teams angepasst, anstatt von den Mitarbeitern eine Anpassung an die Software zu verlangen.

KCL lieferte und konfigurierte aktualisierte Hardware für das Büro, richtete eine Fernwartungsfunktion ein, um technische Probleme ohne Vor-Ort-Besuch beheben zu können, und schulte die Mitarbeiter in den neuen Systemen. Anschließend schloss das Unternehmen einen Vertrag mit einem KCL Fractional CTO ab, der dem Unternehmen fortlaufende strategische Technologieunterstützung für sein weiteres Wachstum sichert.

Das Unternehmen nutzt nun eine stabile und professionell verwaltete Technologieplattform. Das Team arbeitet gleichermaßen zuverlässig von Schiffen, Büros oder Yachthäfen aus. Alle Daten werden automatisch gesichert und sind von jedem Ort aus sicher zugänglich.

Durch die Umstellung auf ein Fractional-CTO-Modell erhält der Geschäftsführer fortlaufend strategische Technologieunterstützung, ohne die Kosten einer Vollzeitkraft tragen zu müssen. Technologieentscheidungen werden auf Basis fundierter Beratung und nicht erst im Nachhinein getroffen.